Co očekávat od prvního roku s rodinným tajemníkem? Připravte se na změnu přemýšlení o rodinném majetku – hlubší, strategičtější a dlouhodobější.

Začít spolupracovat s family office znamená změnu způsobu, jakým přemýšlíte o správě rodinného majetku. Nejde jen o investice a daně, ale o vytvoření stabilního systému, který vám usnadní život dnes a zároveň připraví na budoucnost. Obraz, který lze často vidět v médiích nebo na sociálních sítích, slibuje rychlé výsledky. Jenže realita bývá o něco náročnější. Spolupráce s rodinným tajemníkem má svůj rytmus a vývoj, který nelze přeskočit.

Jak obvykle vypadá první rok? Lze jej rozdělit do tří fází – přípravné, realizační a živé. Každá z nich má svá specifika, výzvy i přínosy. A právě v jejich pochopení leží skutečný přínos family office.

‍

Přípravná fáze:

Než se cokoli začne dít, je důležitá důkladná příprava. Podobně jako když se plánuje stavba domu – podobně i tady nejde jen o to, kde bude kuchyň. Musíte si ujasnit, kdo bude v domě žít, jak bude fungovat, co má vydržet a co se má dát kdykoliv změnit. Ve spolupráci s family office to znamená zmapovat veškerý majetek, vazby, právní struktury i osobní přání. Často se vynoří témata, která jste dlouho odkládali – jak zabezpečit děti, co s firmou v případě vašeho odchodu, jak to všechno propojit s investičními cíli, daněmi a odpovědností vůči budoucím generacím. Je to fáze, kde se neřeší „kolik to vydělá“, ale „co vlastně chceme ochránit a proč“. Zrodí se plán, který má reálné možnosti být dlouhodobě udržitelný.

‍

Přípravná fáze zahrnuje:

• Komplexní analýzu současného majetku: Pochopení struktury rodinných aktiv, investic, podílů ve firmách a dalších cenných věcí.
• Nastavení daňových strategií: Jak zdanit zisky z investic, jak správně nastavit dividendové toky a strukturu, která umožní minimalizaci daní. Vše záleží na tom, jaké nástroje budete využívat – holdingy, svěřenské fondy, rodinné banky.
• Plánování právních struktur: Jaké právní nástroje jsou pro vaši rodinu optimální? Jak zajistit, že všechna rozhodnutí o majetku jsou právně podložená a dlouhodobě udržitelná?
• Definování strategie: Nejen té investiční a majetkové, ale i nemajetkové. V podobě rodinného majetkového plánu, rodinné ústavy, rodinné rady.

Realizační fáze:

Jakmile existuje jasná strategie a plán, začíná práce. Přichází změny ve vlastnických strukturách, přesuny aktiv, vznik holdingových společností nebo svěřenského fondu. Zároveň se nastavují nové procesy – kdo o čem rozhoduje, jak se investují peníze, co se reportuje a jak často. V této fázi většina klientů zjistí, že family office není o tom, že za ně někdo všechno zařídí. Je to o rozhodování s plnou podporou zkušeného týmu, který zná souvislosti, důsledky i právní rámce. Práce postupuje krok za krokem a často odhalí nedořešené body z minulosti – staré smlouvy, nevyjasněná vlastnictví, neaktuální pojistky. Je to fáze, kdy se vše ladí, vznikají nové rutiny a ustaluje se způsob spolupráce. Právě tady se začíná tvořit přidaná hodnota – vše začíná dávat smysl jako celek.

Realizační fáze zahrnuje:

• Založení firemních a privátních holdingových struktur: Jaké holdingové společnosti a subjekty budou nejvhodnější pro vaše aktivity? Jak je nastavit, aby pomohly řídit majetek a investice efektivně? Tato struktura má za úkol maximalizovat flexibilitu, daňové výhody a zároveň minimalizovat rizika.
• Vytvoření a správa svěřenského či nadačního fondu: Pokud je v dané situaci výhodné, může se využít svěřenský či nadační fond k ochraně majetku, jeho správě a přenosu na další generace. Tato fáze je o praktickém nastavení svěřenských či nadačních fondů a zajištění právní ochrany.
• Vytváření investičních strategií: Tento krok se věnuje konkrétní investiční rozhodnutí, ať už se jedná o akcie, nemovitosti, private equity nebo jiné oblasti. Nastavení portfolia, které je flexibilní a odpovídá rodinným dlouhodobým cílům.

Živá fáze:

Všechno je připravené – a teď to začne žít. Rodinný tajemník (nebo celý tým family office) funguje jako koordinátor a správce: sleduje finanční toky, připravuje podklady pro rozhodování, upozorňuje na daňové nebo právní změny, a zároveň reaguje na které přicházejí – ať už jde o koupi nové nemovitosti, přesun části majetku na další generaci, změnu životního stylu nebo třeba prodej firmy. Ve fázi „život v postaveném domě“ klienti často nejvíce ocení, že už nejsou na všechno sami. Nemusí přes Google nebo AI hledat daňové důsledky darování majetku, nemusí si volat s několika poradci, kteří o sobě navzájem nic neví. Mají po ruce jednoho partnera, který zná jejich celkový obrázek, myslí v souvislostech a filtruje to důležité od zbytečného. Tato fáze je zároveň nejméně nápadná – není to o změnách, ale o klidu. O možnosti věnovat se rodině, podnikání nebo osobnímu rozvoji s vědomím, že se o majetek někdo skutečně stará. A když přijde problém, není třeba začínat od nuly – protože celý systém už stojí, má logiku a pevné základy.

‍

Třetí fáze zahrnuje:

• Průběžná správa majetku a aktiv: Pravidelný monitoring investic, nemovitostí a dalších aktiv. Zajištění, že vše je v souladu s rodinnými cíli. Vše konsolidovaně v jedné zprávě – konsolidovaném reportingu.
• Daňová správa: Péče o pravidelné daňové přiznání, řešení optimálního výběru zisků a kontrola, že všechny daňové povinnosti jsou splněny.
• Finanční plánování a správa cash flow: Každodenní správa rodinných financí, což znamená efektivní plánování výběrů, investic a zajištění dostatečné likvidity pro případné potřeby.
• Zajištění dědických a rodinných plánů: Převod majetku na další generace může být složitý proces. Rodinný tajemník se postará o to, že vše probíhá hladce, efektivně a v souladu s přáním a nastavením rodiny.

‍

Family office je cesta, ne produkt

Spolupráce s rodinným tajemníkem není jednorázové rozhodnutí ani luxusní položka v životním stylu. Jeto závazek – k ochraně majetku, kontinuitě rodiny a promyšlenému přístupu, který přesahuje běžné finanční plánování. V dnešní době, kdy se často měří úspěch pouze výkonem, ziskem a daňovými výnosy, služba family office přináší něco podstatně cennějšího: dlouhodobě udržitelný systém, který poskytuje stabilitu a klid pro vás, pro vaše děti, pro ty, kdo přijdou po nich. Tento přístup vytváří silné základy pro budoucí generace, což může být tím nejchytřejším rozhodnutím, jaké ve svém životě uděláte.